Dit is een BIZON Inspiratieblog
Heb je ook van die dagen dat je heel druk bent met allerlei actuele zaken, en aan het eind van de dag tot de ontdekking komt dat het nuttige onderwerp dat je eigenlijk beet wilde pakken is blijven liggen? En dat dit de volgende dag weer gebeurt? Veel professionals en leidinggevenden kampen met dit terugkerende dilemma. De oplossing is in de basis natuurlijk simpel: plan je tijd beter. Dat vraagt echter wel wat handvatten.
De Amerikaanse generaal en president Dwight D. Eisenhower heeft een belangrijk onderscheid in allerhande dagelijkse zaken geïntroduceerd met zijn uitspraak “de meeste zaken die urgent zijn, zijn niet belangrijk, en de meeste zaken die belangrijk zijn, zijn niet urgent.” Iets kan dus belangrijk of urgent zijn, en in een enkel geval allebei. Voor de goede orde: urgent betekent dat snelle afhandeling vereist is, belangrijk dat het bijdraagt aan je eigen doelstellingen of het doel van je organisatie. In het sprookje van de houthakker lees je waar het door elkaar halen van die twee toe leidt.
Passende actie
Een andere Amerikaan, managementboekenauteur Stephen Covey, heeft het idee van Eisenhower verder uitgewerkt in een matrix en in afhandelingsregels. Logischerwijs zijn er vier mogelijkheden:
1. Urgent én belangrijk: het moet snel in behandeling genomen worden en het is van belang voor de toekomst van de organisatie. Bijvoorbeeld: problemen die de productie stilleggen (zoals een storing in IT-systemen), deadlines en (dreigende) ontevredenheid van een klant. Er is dus een duidelijke, externe druk om iets te doen. Hier moet direct door jouzelf actie op worden ondernomen.
2. Belangrijk, maar niet urgent: iets dat voor jou(w organisatie) van strategisch belang is, maar dat net zo goed morgen als vandaag gedaan kan worden. Bijvoorbeeld: het nieuwe strategische plan, productontwikkeling, reflecteren, relaties aanboren en onderhouden, en website en sociale media bijwerken. De dingen waar je het meeste van baalt dat je er alweer niet aan toegekomen bent. Je komt hier wél aan toe door er specifiek tijd voor in je agenda te blokkeren (en die ook louter hiervoor te gebruiken!).
3. Urgent, maar niet belangrijk: verstoringen en afspraken die echter niet noodzakelijkerwijs door jou gedaan hoeven worden. Bijvoorbeeld: vragen van klanten of collega’s en sommige vaste vergaderingen. Dat er actie moet worden ondernomen is duidelijk, maar de vraag is door wie en wanneer. Dergelijke zaken moet je delegeren of uitbesteden aan iemand bij wie de actie wél in zijn persoonlijke doelstellingen past.
4. Niet belangrijk en niet urgent: zaken die vaak wel leuk zijn om te doen, maar geen echte relatie hebben met werken. Bijvoorbeeld: nóg een kop koffie nemen, bijpraten met collega’s, nog maar even een filmpje op YouTube kijken en pop-upjes dat er een mailtje is binnengekomen. Vanuit werkperspectief past hier maar één actie bij: ermee stoppen. (Dit advies gaat echt uit van het werk dat gedaan moet worden, en gaat daarmee volledig voorbij aan het op peil houden van je energie en aan de leuke en gezellige dingen van het leven.)
Bestrijd urgentie, bewaak belang
Het lastige aan het echt uitvoering geven aan deze adviezen is dat het moeilijk is om het onderscheid tussen categorie 1 en 3 te maken. Urgentie komt namelijk min of meer ongevraagd binnen en niets is leuker dan meteen in actie te komen en dat brandje even te blussen. Een minuut de tijd nemen om serieus antwoord te geven op de vraag “Moet ik dat nu doen?” helpt enorm om de categorieën te scheiden. Houd daarbij jouw persoonlijke doelen in het oog. Dat helpt ook met het andere lastige aspect: streng zijn op het juist besteden van tijd die je blokkeerde voor belangrijke zaken (categorie 2).
Over de auteur
Dit inspiratieblog is geschreven door Diederik van der Burg, die met zijn onderneming Adburdias ondernemers en kwaliteitsmanagers helpt de goede dingen goed te doen. De goede dingen doen vraagt om een duidelijke visie, die concreet doorwerkt in de dagelijkse werkzaamheden. Om te helpen de dingen goed te doen, put Diederik uit de gereedschapskist van kwaliteitsmanagement en lerende organisaties. De hulp die Adburdias biedt kan de vorm aannemen van beoordelen, adviseren, trainen of een mengvorm daarvan. www.adburdias.nl
BIZON Baarn is een netwerk van, voor en door ZP’ers in en uit Baarn en directe omgeving.
Meer informatie over BIZON >
